Kreative und erfolgreiche Meetings entstehen nicht von selbst, sondern brauchen die richtigen Impulse durch eine wertschätzende Leitung
Viele Team- oder Projektmeetings werden von den Teilnehmern oft als nervige Pflichtveranstaltung oder Zeitverschwendung wahrgenommen. Die Folge: Passive Runden mit wenig Output, ohne anregenden Austausch und von Innovationsgeist keine Spur. Das muss aber nicht so sein. Der entscheidende Erfolgsfaktor liegt in der Moderation des Meetings – und damit in den Fähigkeiten der verantwortlichen Führungskraft. Produktive Meetings brauchen die richtige Mischung aus Offenheit, Kreativität und Struktur. Dann führen sie nicht nur zu guten Resultaten, sondern inspirieren das Team auch zu mehr Engagement und Innovationsfreude. Und das ist gar nicht so schwer, wie unsere nachfolgenden Tipps zeigen.
Wie immer, stinkt der Fisch vom Kopf – sprich: Ein Vorgesetzter, der Teamsitzungen als eine langwierige Abarbeitung von endlosen Tagesordnungspunkten betreibt und den Teilnehmern wenig Raum für eigenen Input lässt, muss sich am Ende auch nicht über mangelndes Mitarbeiter-Engagement und mittelprächtige Ergebnisse wundern. Hingegen wird ein Chef, der aufgeschlossen, mit Lust auf einen echten Dialog und einer fokussierten Agenda zu Meetings aufruft, eine ganz andere Atmosphäre und damit auch einen ganz anderen Output hervorrufen.
Die richtige Moderationstechnik macht den entscheidenden Unterschied
Kreative Teamsitzungen sind wie eine dynamische Jam-Session, bei der jeder Musiker die Gelegenheit hat, sein Instrument zu spielen und zur Leitmelodie beizutragen. Deshalb muss der Moderator der Sitzung wie ein Bandleader sicherstellen, dass jede Stimme gehört wird und jeder eine Chance bekommt, seine Ideen einzubringen. Denn in gut moderierten Teamsitzungen geht es nicht nur darum, stumpf eine Agenda abzuarbeiten oder Informationen auszutauschen. Es geht darum, einen Raum zu schaffen, in dem sich jeder Mitarbeiter sicher und ermutigt fühlt, seine Ideen und Vorschläge offen zu teilen.
Um das dafür notwendige Engagement und den Teamspirit zu fördern, muss der Chef als Moderator dafür sorgen, dass alle gleichberechtigt zu Wort kommen können. Dies gelingt durch gezielte Fragestellungen, Aufstellung von Thesen zur Anregung der Diskussion und vor allem die Sicherstellung, dass introvertierte Teammitglieder genauso viel Raum zur Meinungsäußerung haben wie ihre extrovertierten Kollegen.
Eine Atmosphäre der Offenheit und Wertschätzung schaffen
Eine positive und offene Gesprächsatmosphäre ist die Grundlage für einen solchen konstruktiven Dialog. Eine Führungskraft sollte ihre Mitarbeiter nicht nur ermutigen, Feedback zu geben, sondern vor allem offen für verschiedene Perspektiven sein. Dazu gehört auch, dass keine Idee als „falsch“ abgestempelt wird und dass jede Meinung zählt. Dieser wertschätzende Umgang stärkt das Vertrauen im Team und zeigt, dass jede Stimme wichtig ist. Die Integration von Wertschätzung und Anerkennung in die Moderation – sei es durch das lobende Erwähnen von Beiträgen oder das Hervorheben von besonderen Ideen – verstärkt die Mitarbeitermotivation zusätzlich und steigert das Gefühl der Team-Zugehörigkeit.
Struktur und Flexibilität in Balance bringen
Darüber hinaus erfordert eine erfolgreiche Teamsitzung sowohl eine klare Struktur als auch die Flexibilität, auf spontane Einfälle und Diskussionen einzugehen. Sitzungsgrundlage sollte immer eine klare und nicht überladende Agenda sein, um sicherzustellen, dass alle wissen, was besprochen wird und welche Ziele erreicht werden sollen. Weniger ist hier oft mehr: Statt 20 Punkten und womöglich noch dem abschließenden Agenda-Topic „Sonstiges“ sollten nur einige klar umrissene Themen auf der Tagesordnung stehen, so dass diese ergebnisorientiert besprochen werden können.
Und wenn sich dabei interessante und relevante Diskussionen entwickeln, müssen auch mal Abweichungen von der Tagesordnung gestattet werden, denn genau diese Balance zwischen Struktur und Flexibilität fördert eine produktive Zusammenarbeit und zeigt dem Team, dass seine Beiträge wertgeschätzt und berücksichtigt werden. Auf diesem Wege entstandene Innovationsimpulse können dann in einem separaten Meeting weiterverfolgt werden.
Nach dem Meeting ist vor dem Meeting
Nicht jede Führungskraft ist automatisch ein guter Moderator. Denn Moderation ist nicht nur eine Aufgabe, sondern eine Kunst, die Übung und Aufmerksamkeit erfordert – und kritische Selbstreflektion. Dazu gehört auch, Feedback vom Team zum Sitzungsablauf einzuholen, um so Optimierungspotenzial auszumachen und die eigenen Moderationsfähigkeiten kontinuierlich zu verbessern. Und: Es kann gerade bei sehr fachspezifischen Meetings auch durchaus eine Möglichkeit sein, ein versiertes Teammitglied zum Moderator zu ernennen – der so erbrachte Vertrauensbeweis ist gleichzeitig eine wertvolle Mitarbeitermotivation.
Last but not least: Um das Produktivitätslevel aus dem Meeting im Arbeitsalltag zu halten, ist es wichtig, die getroffenen Entscheidungen und vereinbarten Zielsetzungen im Auge zu behalten und ihre Nachverfolgung voranzutreiben. Dabei können Tools wie HeartPoints oder gezielte Incentive-Programme eine wertvolle Unterstützung sein – mehr Informationen dazu gibt es bei uns unter: https://bubenundmaedchen.de/
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