Vorgesetzte, die alles selbst erledigen und entscheiden wollen, verschwenden Zeit, wertvolles Potenzial und ungeahnte Innovationskraft
Nicht von ungefähr gilt das richtige Delegieren von Aufgaben als eine der Königsdisziplinen bei der Personalführung. Mit dem Abgeben von Verantwortung schafft eine Führungskraft sich die nötigen Freiräume, um eine größere Anzahl an Mitarbeitern zu führen, komplexe Aufgaben erfolgreich zu erledigen und Termindruck zu mindern. Aber gute Delegation sorgt nicht nur für mehr Effizienz, sondern ist vor allem ein wichtiges Mittel, um Mitarbeitern mehr Motivation, Identifikation, Sinn und Entwicklungsperspektiven zu bieten – kurzum: die Kunst der Delegation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Personalführung.
Laut Definition ist Delegation der Prozess, bei dem eine Führungskraft bestimmte Aufgaben, Entscheidungen oder Verantwortungen an Mitarbeiter abgibt. Sie nutzt damit die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter und optimiert die Arbeitsteilung. Schon Theodore Roosevelt wusste: „Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen.“
Warum scheuen sich aber immer noch so viele Führungskräfte davor, Aufgaben zu delegieren? Oft haben sie schlechte Erfahrungen gemacht und glauben deshalb, dass sie die Aufgaben besser und schneller erledigen können, als wenn sie sie an einen ihrer Mitarbeiter delegieren. Dieser Weg führt jedoch langfristig in eine Sackgasse. Denn zum einen ist die Zahl der Aufgaben, die man selbst erledigen kann, begrenzt – und zum anderen sorgt dieses Verhalten bei den Mitarbeitern für zunehmenden Frust und damit sinkendes Engagement bis hin zur Kündigung.
Delegation baut Vertrauen auf und fördert die Mitarbeiterbindung
Deshalb besteht gute Führungskompetenz in einem hohen Maße darin, Aufgaben sinnvoll weiterzugegeben. Und das erfordert neben Selbstdisziplin vor allem Vertrauen. Denn ein Vorgesetzter kann seine Mitarbeiter nur befähigen, Aufgaben erfolgreich zu übernehmen, wenn er an ihre Fähigkeiten glaubt.
Indem ein Vorgesetzter Entscheidungen an seine Teammittglieder delegiert, schenkt er ihnen nicht nur Verantwortung, sondern auch sein Vertrauen. Dieses Vertrauen inspiriert und motiviert die Mitarbeitenden auf eine ganz besondere Weise, denn sie fühlen sich ernst genommen und wertgeschätzt, was wiederum ihre Kreativität und ihr Engagement beflügelt.
Delegieren – aber richtig!
Das ist jetzt aber kein Freibrief für unbegrenztes Delegieren von Aufgaben. Damit Delegation erfolgreich ist, gilt es zu unterschieden, welche Aufgaben an Mitarbeiter abgegeben werden können und welche nicht. Denn ansonsten kann das Delegieren von Entscheidungen schnell zum Bumerang werden, wenn die Mitarbeiter sich mit der übertragenen Aufgabe und Verantwortung überfordert und allein gelassen fühlen.
Fangen wir mal mit den Don’ts an: Nicht delegierbar sind übergeordnete Führungsaufgaben wie Mitarbeiterführung, Planung, Geschäftsaufbau und Kontrolle. Auch Aufgaben, die vertrauliche Informationen erfordern oder bei denen Sie als Chef sich selbst noch nicht im Klaren sind und sich erst einen Überblick verschaffen müssen, sollten nicht delegiert werden.
Besonders gut zur Delegation sind hingegen Routine-, Verwaltungs-, Recherche- und fachspezifische Aufgaben, Projektarbeiten oder gezieltes Zuarbeiten für spezifische Managementaufgaben geeignet. Machen Sie sich als Vorgesetzter dabei immer wieder bewusst, dass Sie mit dem Delegieren der Aufgabe Verantwortung abgeben und dem Mitarbeiter auch die entsprechenden Freiräume in der Ausgestaltung der Aufgabe einräumen müssen – wobei das Maß an Verantwortung und die Spielräume je nach Situation und Erfahrungsschatz des Mitarbeiters variieren.
Die fünf Stufen der Delegation
Für die Mitarbeitermotivation ist es wichtig, dass die übertragenen Aufgaben anspruchsvoll, aber gleichzeitig auch realistisch erfüllbar sind und dabei Potenzial zur Weiterentwicklung bieten. Aber natürlich können Sie einem frisch von der Universität kommenden Jobeinsteiger nicht das gleiche Maß an Verantwortung übertragen wie einem langjährigen Mitarbeiter.
Wenn Sie als Vorgesetzter also eine Aufgabe an einen Mitarbeiter delegieren wollen, müssen Sie vorher einschätzen, welche Erfahrung, welchen Wissensstand und welche Fähigkeiten er für diese Aufgabe mitbringt. Darauf basierend müssen Sie mehr oder weniger Vorgaben machen, kontrollieren oder unterstützen. Und ja: Das erfordert zunächst einen gewissen Zeiteinsatz, der sich aber langfristig mehr als auszahlt – für alle Beteiligten.
Um den Mitarbeitenden das richtige Maß an Freiraum und Unterstützung zu bieten, helfen die nachfolgenden Stufen der Delegation bei der Umsetzung in der Praxis:
Stufe 1: Simple Umsetzung
Bei dieser ersten Form der Delegation gibt der Vorgesetzte dem Mitarbeiter die notwendigen Handlungsschritte genau vor; sprich: Er hat bereits alles für ihn recherchiert, abgewogen und entschieden und der Mitarbeiter muss die Vorgaben nur umsetzen. Diese Stufe ist ideal für Jobeinsteiger, die erst noch die notwendigen Basiserfahrungen sammeln müssen.
Stufe 2: Optionale Weiterentwicklung
In der nächsthöheren Stufe hat der Mitarbeiter schon mehr Freiheitsgrade: Er soll sich in das Thema bzw. die Aufgabenstellung allgemein einarbeiten und mögliche Lösungsoptionen entwickeln. Diese geht der Vorgesetzte dann mit ihm durch und erläutert dabei, welche seiner Optionen warum zielführend sind und welche nicht. Dieses konstruktive Feedback hilft dem Mitarbeiter, Zusammenhänge besser zu verstehen und sein prozessorientiertes Denken zu schärfen.
Stufe 3: Konkrete Umsetzungsplanung
In der dritten Stufe soll der Mitarbeiter sich umfassend in ein Projekt einarbeiten, die damit verbundenen Problemstellungen analysieren, einen konkreten Lösungsvorschlag für die kommenden Schritte ausarbeiten und dem Vorgesetzten präsentieren. Dieser entscheidet dann, ob dem Vorschlag entsprechend vorgegangen werden soll oder ob es noch letzter Optimierungen daran bedarf.
Stufe 4: Eigenständige Entscheidung mit Rückmeldung
In der vorletzten Stufe liegt sowohl die Problemanalyse, die Erarbeitung des Lösungsansatzes und dessen Umsetzung in der Entscheidungsgewalt des Mitarbeiters – wobei er dem Vorgesetzten anschließend berichtet, was und warum er so entschieden hat. So können im Bedarfsfalle noch zeitnah Anpassungen vorgenommen werden.
Stufe 5: Eigenverantwortliche Umsetzung
Die oberste Stufe der Delegation ist die, in der der Mitarbeiter eigenverantwortlich die Entscheidungen trifft, die er für die Besten hält und der Vorgesetzte so viel Vertrauen in ihn hat, dass der Mitarbeiter keine Rückmeldung darüber mehr geben muss, sondern nur die finalen Resultate präsentiert. Diese Stufe birgt nicht nur das höchste Maß der Mitarbeitermotivation, sondern gleichzeitig auch den größten Freiraum für das Entstehen neuer, kreativer Lösungen und innovativer Prozesse.
Sie sehen: Gute Delegation kann man lernen und am Ende profitieren alle Beteiligten davon: Der Vorgesetzte, der Mitarbeiter und das Unternehmen! Noch mehr Tipps und Tools für eine erfolgreiche Mitarbeiterführung und -motivation finden Sie unter: https://bubenundmaedchen.de/
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